AGB

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“ genannt) der INTERPLAN Congress, Meeting & Event Management AG (nachfolgend „INTERPLAN“ genannt) gelten für sämtliche Leistungen (nachfolgend „Leistungen“ oder „Services“ genannt) von INTERPLAN und ihrer verbundenen Unternehmen gegenüber Unternehmern i.S.v. § 14 BGB, einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einem öffentlich-rechtlichen Sondervermögen (nachfolgend „Kunde“ genannt) im Bereich der Planung, Organisation und Durchführung von Kongressen und Veranstaltungen (nachfolgend „Veranstaltung“ genannt) im In- und Ausland sowie für sämtliche Leistungen anderer Anbieter (nachfolgend „Services anderer Anbieter“ genannt), die bei INTERPLAN erhältlich sind und werden als solche Vertragsbestandteil des jeweiligen Vertrags zwischen INTERPLAN und dem Kunden.
1.2 Von diesen AGB abweichende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden sind nur wirksam, wenn sie von INTERPLAN schriftlich bestätigt wurden. Anderslautende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht akzeptiert und der Einbeziehung derselben wird widersprochen.
1.3 Abweichungen von oder Ergänzungen zu diesen AGB bedürfen der Schriftform. Mündliche Nebenabreden bei Vertragsabschluss sind nur wirksam, wenn sie von INTERPLAN in Schriftform bestätigt wurden. Dies gilt auch für Vertragsänderungen nach Vertragsabschluss.
1.4 In Auftragsdokumenten, wie z. B. Leistungsbeschreibungen, Servicebeschreibungen, Bestellungen und/oder ergänzenden Bedingungen können spezifische Daten von Geschäftsvorgängen enthalten sein, die für bestimmte Arten von Services gelten. Bei Widersprüchen zwischen diesen AGB und einem solchen Auftragsdokument hat Letzteres Vorrang vor diesen AGB für den bestimmten Geschäftsvorgang.

2. Vertragsschluss

2.1 Ein Vertrag (nachfolgend „Einzelvertrag“ genannt) kommt mit Gegenzeichnung eines Kunden-Auftrags durch INTERPLAN oder mit Annahme eines von INTERPLAN abgegebenen Angebots durch den Kunden (nachfolgend zusammen „Parteien“ genannt) zustande.
2.2 Mit Zugang eines von INTERPLAN zur Verfügung gestellten unterzeichneten Anmeldeformulars bei INTERPLAN, insbesondere über eine Ausstellungsfläche oder eine Präsentationsleistung, unterbreitet der Kunde INTERPLAN ein bindendes Vertragsangebot. INTERPLAN kann dieses Vertragsangebot innerhalb einer Frist von zwei Wochen gegenüber dem Kunden mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung annehmen.
2.3 Angebote von INTERPLAN verstehen sich freibleibend und unverbindlich, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes schriftlich vereinbart ist, und bleiben für einen Zeitraum von zwei Wochen ab Ausstellungsdatum in Kraft. INTERPLAN behält sich jedoch das Recht vor, Angebote bis zur Annahme durch den Kunden jederzeit zu widerrufen oder zu ändern.
2.4 Preis- und Leistungsangaben sowie sonstige Erklärungen oder Zusicherungen sind für INTERPLAN nur dann verbindlich, wenn sie von ihr in Textform abgegeben oder bestätigt worden sind.
2.5 Änderungen oder Ergänzungen eines Angebots oder dieser AGB durch den Kunden gelten als neues Angebot des Kunden.

3. Leistungen von INTERPLAN

3.1 Der Umfang der vereinbarten Leistungen ergibt sich im Zweifel aus dem der Leistungserbringung zugrundeliegenden Einzelvertrag.
3.2 Die in den Anmeldeformularen enthaltenen Leistungen sind grundsätzlich abschließend. Die Aufnahme von zusätzlichen Leistungen, z.B. die zusätzliche Platzierung von Werbematerial, ist im Rahmen von zusätzlichen Vereinbarungen möglich, muss jedoch vorab mit INTERPLAN abgestimmt und von INTERPLAN genehmigt werden.
3.3 Bei den Leistungen handelt es sich – sofern nicht ausdrücklich etwas anderes zwischen den Parteien vereinbart wird – um eine Dienstleistung; ein bestimmter Erfolg wird hierbei nicht geschuldet. INTERPLAN übernimmt insbesondere keine Garantien für Besucherzahlen, Teilnahme aller angekündigten Referenten oder Programminhalte und auch keinerlei Umsatzgarantien.
3.4 Sofern sich aus dem jeweiligen Angebot nichts anderes ergibt, verbleibt die Projekt- und Erfolgsverantwortung beim Kunden. Davon unabhängig ist INTERPLAN für die vertragsgemäße Erbringung der von ihr vertraglich geschuldeten Leistungen verantwortlich.
3.5 Die Leistungen umfassen grundsätzlich nicht die Bereitstellung von Hard- oder Software. Eine etwaige im Kontext der Leistungen vereinbarte Überlassung von Hard- oder Software erfolgt ausschließlich zu den Bedingungen eines separat abzuschließenden Hardware-Überlassungs- bzw. Software-Lizenzvertrags.
3.6 Die Servicezeiten von INTERPLAN umfassen Montag bis Donnerstag (außer an Feiertagen am Hauptgeschäftssitz von INTERPLAN) von 8:00 bis 18:00 Uhr, am Freitag bis 15:00 Uhr.
3.7 Sofern und soweit der Kunde keine Vorgaben für die Leistungserbringung (z. B. hinsichtlich Konzept, Design und/oder Technik) macht, ist INTERPLAN in der Umsetzung der Leistungserbringung frei.
3.8 Wünscht der Kunde während oder nach der Leistungserbringung Änderungen über im Einzelvertrag vereinbarte Leistungen hinaus, so hat er die Mehrkosten zu tragen.
3.9 Verzögert sich die Durchführung des Auftrags aus Gründen, die der Kunde zu vertreten hat, so kann INTERPLAN eine angemessene Erhöhung der Vergütung verlangen.
3.10 Die Leistungserbringung durch INTERPLAN beinhaltet weder eine rechtliche Beratung durch INTERPLAN noch nimmt INTERPLAN eine Prüfung der rechtlichen, insbesondere der wettbewerbs-, marken- und kennzeichenrechtlichen Zulässigkeit und Richtigkeit der Leistungen vor. INTERPLAN erbringt zudem keine Leistungen in Steuer-, Anlage-, Finanzierungs-, Insolvenz-, IT-, Wirtschaftsprüfungs- und Buchführungsfragen.
3.11 INTERPLAN ist berechtigt, die Leistungen selbst bzw. durch eigene Mitarbeiter*innen oder durch Dritte, insbesondere verbundene Unternehmen der INTERPLAN, zu erbringen.
3.12 INTERPLAN kann Services anderer Anbieter (nachfolgend „INTERPLAN Business Partner“ genannt) anbieten oder ein INTERPLAN Service kann den Zugriff auf Services anderer Anbieter ermöglichen, für deren Nutzung der Kunde ggf. die angezeigten Bedingungen dieser Anbieter akzeptieren muss. Durch die Verlinkung mit Services anderer Anbieter oder deren Nutzung gibt der Kunde seine Zustimmung zu deren Bedingungen. INTERPLAN ist an diesen Vereinbarungen anderer Anbieter nicht beteiligt und für die Services anderer Anbieter nicht verantwortlich.
3.13 INTERPLAN Business Partner, die Services verwenden oder verfügbar machen, sind von INTERPLAN unabhängig und entscheiden allein über ihre Preise und Bedingungen. INTERPLAN ist weder für deren Handlungen noch für deren Unterlassungen, Äußerungen oder Angebote verantwortlich.

4. Vergabe von Ausstellungsflächen und Präsentationsmöglichkeiten

4.1 Die Lage der zugeteilten Ausstellungsfläche kann aus der Planskizze entnommen werden. In der Regel erfolgt die Vergabe der Standflächen in der Reihenfolge des Einganges der Anmeldungen, unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten. Platzierungswünsche werden nach Möglichkeit berücksichtigt. Die Standzuteilung wird schriftlich bestätigt.
4.2 Im Laufe der weiteren Planung können sich aus unvorhersehbaren Gründen geringfügige Abweichung der Flächenzuteilung bis zu 10% ergeben, die die Lage oder Größe der einzelnen Stände betreffen. Ansprüche des Ausstellers an INTERPLAN können in diesem Fall nicht abgeleitet werden.
4.3 Die Vergabe der Präsentationsleistungen erfolgt i.d.R. nach dem Prinzip „first come – first served“. Es können keine Optionen auf bestimmte Leistungen vergeben werden.

5. Anmietung von Ständen

5.1 Sofern der Einzelvertrag die Anmietung von Ständen beinhaltet, gilt Folgendes: Grundsätzlich wird nur die reine Fläche vermietet. Im Mietpreis sind keinerlei Aufbauten, Anschlüsse und/oder Ausstattung enthalten. Die in den Aussteller-Informationen jeweils angegebene maximale Standhöhe darf nicht überschritten werden. Nachbarstände dürfen durch Aufbauten und Transparente in ihrer Eigenwerbung nicht behindert werden. Stand-Rückwände sind grundsätzlich vom Boden bis zur Oberkante sauber und hindernisfrei zu halten.
5.2 Die Details bzgl. Standaufbau, Standgestaltung und/oder Zusatzregelungen sind in den kongressspezifischen Allgemeinen Ausstellerinformationen und/oder im Ausstellerhandbuch festgelegt und für den Kunden verbindlich.

6. Durchführung von kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen

6.1 Bei der Platzierung und Durchführung von kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen wird nach Möglichkeit Rücksicht auf die Inhalte und die Mitbewerbersituation bei Parallel-Veranstaltungen genommen. Es besteht kein Anspruch auf einen bestimmten Zeit-Slot bzw. Raum bzw. eine entsprechende Lage des Ausstellungsstandes.
6.2 INTERPLAN trägt dafür Sorge, dass alle Informationen zu den kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen in den Kongress-Drucksachen und im Internet veröffentlicht werden. Der Kunde verpflichtet sich daher, Titel und Programm der kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen pünktlich zu den vereinbarten Terminen an INTERPLAN zu übersenden. Eine verspätete Übersendung kann bedingen, dass die Informationen nicht oder unvollständig erscheinen.
6.3 Für die kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen stehen i.d.R. die Räume zur Verfügung, die auch in den normalen Kongressablauf eingebunden sind. Bereits vorhandene Technik und Ausstattung stehen dem Kunden zur Verfügung. Sollte der Kunde Umbauten wünschen, besteht hierauf keinerlei Anspruch.
6.4 Auf entsprechende Wünsche kann insbesondere nur dann eingegangen werden, sofern diese zeitlich durchführbar sind. Hierdurch entstehende Zusatzkosten werden durch den Kunden getragen.
6.5 Der Kunde ist grundsätzlich selbst für eine mögliche Fortbildungszertifizierung der kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen und die Ausgabe der Zertifikate vor Ort verantwortlich.

7. Durchführung von Online-Veranstaltungen

7.1 INTERPLAN erbringt ihre Leistungen auch im Bereich der Planung, Organisation und Durchführung von Online-Veranstaltungen und sogenannter virtueller Kongresse sowie sogenannter Hybrid-Veranstaltungen (Kombination aus Offline- und Online Veranstaltung) (nachfolgend zusammen „Online-Veranstaltungen“ genannt).
7.2 Bei Online-Veranstaltungen bietet INTERPLAN die Leistungen gemäß der Ziffern 3 bis 6 – soweit übertragbar – insbesondere etwaige Ausstellungsflächen und Präsentationsmöglichkeiten und die Möglichkeit der Anmietung von (virtuellen) Ständen im Kontext der Online-Veranstaltung, zum Beispiel auf einer Website oder in einer virtuellen 3D-Umgebung an.
7.3 Alle Regelungen dieser AGB finden – soweit übertragbar – auch auf die Leistungen von INTERPLAN im Rahmen von Online-Veranstaltungen Anwendung.
7.4 Der Kunde ist im Kontext von Online-Veranstaltungen insbesondere verpflichtet, seine Daten und Informationen vor der Übermittlung auf Viren oder sonstige schädliche Komponenten zu prüfen, alle rechtlichen Vorgaben, insbesondere die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben zu beachten und etwaige technische Erforderlichkeiten auf Seiten des Kunden im Vorfeld der Veranstaltung mit INTERPLAN zu klären.

8. Mitwirkungspflichten des Kunden

8.1 Jede der Parteien benennt für die Dauer der Umsetzung eines Auftrags/Projekts einen Ansprechpartner. Die auf beiden Seiten gemäß den vertraglichen Regelungen notwendigen Maßnahmen zur Realisierung eines Auftrags werden zwischen diesen Ansprechpartnern abgestimmt. Die jeweiligen Ansprechpartner sind binnen einer Frist von 10 Tagen nach Vertragsschluss der jeweils anderen Partei gegenüber in Textform zu benennen.
8.2 Um die Leistungen innerhalb des vereinbarten Zeitplans und Budgets erbringen zu können, ist INTERPLAN auf die kooperative Zusammenarbeit des Kunden angewiesen. Dies schließt insbesondere ein, dass der Kunde alle relevanten Informationen und erforderliches Personal rechtzeitig zur Verfügung stellt und INTERPLAN über alle Angelegenheiten und Bedenken frühzeitig in Kenntnis setzt, die der Kunde in Bezug auf die Leistungen hat.
8.3 Zu den Mitwirkungspflichten zählen zudem – soweit und sofern dies für die produktive Arbeitsfähigkeit von INTERPLAN im Hinblick auf den jeweiligen Einzelvertrag erforderlich ist und/oder vereinbart wurde – insbesondere die Bereitstellung und Einrichtung etwaig erforderlicher Systemzugänge, Netzwerkanbindungen, Rollen und Berechtigungen, Zugänge zur Räumlichkeiten, Hilfsmittel, Anwendungssoftware, Infrastruktur, Tools, Daten, Hardware sowie deren Administration, die Freigabe von Kosten bzw. Kostenvoranschlägen, Konzepten, Entwürfen und ggf. Abnahme von (Teil-)Leistungen. Die Verantwortung für die vom Auftraggeber gelieferten Arbeitsmaterialien, Informationen, Daten und/oder Vorarbeiten liegt ausschließlich beim Auftraggeber. Die rechtzeitige Übermittlung in der angeforderten Form ist eine Grundvoraussetzung für den jeweiligen Projekterfolg.
8.4 Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass jegliche Inhalte, die von ihm oder durch ihn beauftragte Dritte oder über ihn bereitgestellt werden, richtig, rechtlich zulässig, für den Vertragszweck geeignet und frei von der vertraglich vorgesehen Nutzung durch INTERPLAN entgegenstehenden Rechten Dritter sind.
8.5 Sofern dem Kunden personalisierte Zugangsdaten im Zusammenhang mit der zu erbringenden Leistung zur Verfügung gestellt wurden, ist deren Weitergabe, auch innerhalb der Organisation des Kunden, untersagt. Der Kunde wird INTERPLAN unverzüglich informieren, sofern sich Änderungen und/oder Risiken hinsichtlich durch INTERPLAN bereitgestellter Zugangsdaten ergeben, insbesondere, wenn zugangsberechtigte Mitarbeiter*innen des Kunden das Unternehmen des Kunden verlassen.
8.6 Bild- und Tonaufnahmen bzw. -übertragungen des Kunden oder Dritter bedürfen der Zustimmung von INTERPLAN sowie der beteiligten Personen. Die Benutzung von Megaphonen, Lautsprechern oder anderen Möglichkeiten der Tonwiedergabe ist untersagt. In jedem Fall ist zu vermeiden, dass der Ablauf der Veranstaltung gestört wird.
8.7 Die Anmeldung und Gebührenzahlung bei der GEMA ist Angelegenheit des Kunden.

9. Schutzrechte/Rechtliche Vorgaben

9.1 Der Kunde ist für die Einhaltung der ihm obliegenden behördlichen und/oder gesetzlichen Verpflichtungen, insbesondere Brand-, Strahlenschutz- und Unfallverhütungsvorschriften sowie datenschutzrechtlicher Vorgaben vollständig selbst verantwortlich. Der Kunde garantiert die Weiterleitung aller relevanter Vorgaben und Vorschriften an alle Beteiligten, z.B. Agenturen, Messebauer, etc. und steht für die Einhaltung durch Dritte ein. Insbesondere die internen Bestimmungen im Ausstellungsgebäude sind für alle Aussteller und deren Zulieferer verbindlich.
9.2 Insbesondere ist der Kunde verpflichtet, alle Vorgaben im Hinblick auf Arbeitsschutz und Unfallverhütung und Produktsicherheit zu beachten und nur einwandfreie gesicherte Maschinen, Apparate und sonstige Betriebseinrichtungen zu zeigen, die den jeweils geltenden Arbeitsschutz- und Unfallverhütungs- und Produktsicherheitsvorschriften entsprechen. Für jeden Personen- oder Sachschaden, der durch Maschinen, Apparate, Geräte und Arbeiten im Verantwortungsbereich des Kunden entsteht, haftet der Kunde.
9.3 Daten des Kunden, insbesondere von ihm an INTERPLAN überlassene Daten und/oder Inhalte (nachfolgend „Kunden-Daten“ genannt) können datenschutzrechtlich oder durch das Urheberrecht oder durch sonstige Schutzrechte geschützt sein. Der Kunde räumt INTERPLAN das Recht ein, Kunden-Daten zum Zweck der Leistungserbringung und wie vertraglich vorgesehen zu verarbeiten und zu nutzen, insbesondere ggf. zu vervielfältigen und öffentlich zugänglich zu machen.
9.4 Der Kunde garantiert gegenüber INTERPLAN, dass er zu der Rechteeinräumung gemäß Ziffer 9.3 berechtigt ist und keine Rechte Dritter (z.B. aufgrund vertraglicher Beziehungen zu Dritten, aufgrund von nicht geklärten Nutzungsrechten oder datenschutzrechtlicher Vorgaben) entgegenstehen und ferner, dass durch die vertragsgemäße Verarbeitung und Nutzung der Kunden-Daten keine gesetzlichen Bestimmungen verletzt werden.
9.5 Der Kunde stellt INTERPLAN von jeglichen Ansprüchen Dritter, die diese gegenüber INTERPLAN oder einem verbundenen Unternehmen der INTERPLAN aufgrund der Nichtbeachtung des Kunden von behördlichen und/oder gesetzlicher Vorgaben und/oder durch den Kunden begangener Rechtsverletzungen und/oder aufgrund einer Verletzung der Pflichten aus dieser Ziffer 9 durch den Kunden geltend machen, auf erstes Anfordern frei. Diese Freistellung gilt einschließlich etwaiger angemessener Rechtsverfolgungs- und/oder Rechtsverteidigungskosten.
9.6 INTERPLAN ist berechtigt, Fotografien, Zeichnungen sowie Foto- und Videoaufnahmen vom Kongressgeschehen anfertigen zu lassen und für die Werbung oder Presseveröffentlichungen zu verwenden, ohne dass der Kunde hiergegen Einwendungen oder Vergütungsansprüche erheben kann.

10. Leistungs-/Lieferfristen und -termine

10.1 Sofern vertraglich kein Zeitrahmen für die jeweilige konkrete Leistung vereinbart ist, werden Leistungs-/Lieferfristen und -termine für die zu erbringenden Leistungen von den Parteien in Textform vereinbart.
10.2 Leistungs-/Lieferfristen und -termine sind nur verbindlich, sofern diese von INTERPLAN in Textform bestätigt wurden.
10.3 Die Einhaltung von Leistungs-/Lieferfristen und/oder -terminen setzt voraus, dass der Auftrag vollständig geklärt ist, alle Genehmigungen erteilt sowie vom Kunden beizubringende Zahlungen, Sicherheiten sowie sonstige Mitwirkungspflichten (z.B. Beschaffung oder Beibringung von Unterlagen, Bereitstellung von Informationen etc.) termingemäß bei INTERPLAN eingegangen bzw. erbracht sind. Fristen verlängern sich angemessen, sofern die vorstehenden Voraussetzungen nicht alle rechtzeitig erfüllt sind.
10.4 Verzögerungen aus Gründen, die INTERPLAN nicht zu vertreten hat (z.B. höhere Gewalt, Verschulden Dritter oder Eintritt sonstiger unvorhersehbarer Ereignisse, die außerhalb ihres Willens liegen), verlängern die Fristen angemessen.
10.5 Sollte INTERPLAN mit ihrer Leistung in Verzug kommen, ist der Kunde erst nach Stellung einer angemessenen Nachfrist zur Ausübung der ihm gesetzlich zustehenden Rechte berechtigt.

11. Vergütung und Zahlungsbedingungen

11.1 INTERPLAN erhält für die Leistungen gemäß Einzelvertrag die in den Anmeldeformularen und sonstigen Unterlagen von INTERPLAN beschriebene Vergütung zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer – ggf. gemäß den USt-Vorgaben des Veranstaltungslandes.
11.2 Nach Abschluss des Einzelvertrags, gemäß Ziff. 2 wird von INTERPLAN eine ordnungsgemäße Rechnung über den Gesamtbetrag für die gebuchten Leistungen an den Kunden übersandt.
11.3 Rechnungsbeträge sind bei Erhalt der Rechnung fällig und die Zahlung der gesamten Rechnungssumme hat innerhalb von 14 Tagen ohne Skontoabzug auf ein von INTERPLAN angegebenes Konto zu erfolgen. Bankgebühren bei Überweisungen aus dem Ausland und ggf. Wechselkursdifferenzen gehen zu Lasten des Kunden.
11.4 Die vollständige Bezahlung der Rechnungssumme ist Voraussetzung und Bedingung für die Vertragserfüllungsverpflichtung von INTERPLAN und für eine eventuelle Teilnahme am Kongress bzw. an der Veranstaltung.
11.5 Alle zusätzlich bestellten Leistungen werden separat in Rechnung gestellt. Unabhängig davon kann der Kunde anteilig mit einer Pauschale für Müllentsorgung nach Maßgabe der jeweiligen Ausstellerinformationen belastet werden.
11.6 Kosten die ggf. für die Herstellung von Werbematerial und Broschüren, Reisekosten für Referenten, Präsentationsmaterial etc. anfallen, sind im Rahmen der im Einzelvertrag festgelegten Preise nicht enthalten und müssen von dem Kunden selbst getragen werden.
11.7 Die mit den Anmeldeformularen abgeforderten Informationen bzgl. Rechnungslegung sowie vertrags- und umsetzungsrelevante Daten sind von dem Kunden korrekt an INTERPLAN zu übermitteln. Entsteht aufgrund von fehlenden und/oder unrichtigen Daten ein administrativer Zusatzaufwand, so ist dieser von dem Kunden zu ersetzen, und zwar mindestens in Höhe einer pauschalen Bearbeitungsgebühr von € 150,00.
11.8 Verhält sich der Kunde vertragswidrig, insbesondere durch Nichtzahlung einer fälligen Rechnungssumme, ist INTERPLAN nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt, sofern dem Kunden zuvor eine angemessene Frist zur Zahlung gesetzt wurde oder eine derartige Fristsetzung nach den gesetzlichen Vorschriften entbehrlich ist.
11.9 Vorausbezahlte Services müssen innerhalb des vereinbarten Zeitraums in Anspruch genommen werden. INTERPLAN gewährt keine Gutschriften oder Rückerstattungen für vorausbezahlte Einmalgebühren oder sonstige bereits fällige oder bezahlte Vergütungen.
11.10 Zur Aufrechnung oder zur Ausübung eines Zurückhaltungsrechts ist der Kunde nur bei rechtskräftig festgestellten oder unbestrittenen oder anerkannten Gegenforderungen berechtigt.

12. Leistungsverweigerungsrecht/Verzug

12.1 Ist der Kunde mit seiner Zahlungsverpflichtung in Verzug, ist INTERPLAN berechtigt, von einem Leistungsverweigerungsrecht hinsichtlich der vertraglich vereinbarten Leistungen Gebrauch zu machen, sofern der Kunde trotz Fristsetzung und entsprechender Ankündigung die offene Forderung nicht beglichen hat.
12.2 Während der Geltendmachung des Leistungsverweigerungsrechts ist der Kunde verpflichtet, etwaige nutzungsunabhängigen Entgelte weiterhin zu zahlen.
12.3 Stellt der Kunde seine Zahlungen ein, liegt eine Überschuldung vor oder wird die Eröffnung eines Vergleichs- oder Insolvenzverfahrens beantragt oder kommt der Kunde mit der Einlösung fälliger Wechsel oder Schecks in Verzug, so wird die Gesamtforderung von INTERPLAN sofort fällig. Dasselbe gilt bei einer sonstigen wesentlichen Verschlechterung der wirtschaftlichen Verhältnisse des Kunden. INTERPLAN ist daneben in diesen Fällen berechtigt, ausreichende Sicherheitsleistungen zu verlangen oder vom Vertrag zurückzutreten.

13. Datenschutz

13.1 Die Parteien verpflichten sich, bei der Zusammenarbeit alle einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen zu beachten und insbesondere alle datenschutzrechtlich erforderlichen Verträge abzuschließen.
13.2 Soweit es sich bei den von INTERPLAN für den Kunden zu verarbeitenden Daten um personenbezogene Daten handelt, liegt eine Auftragsdatenverarbeitung vor, bei der der Kunde Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO und INTERPLAN Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO ist.
13.3 Der Kunde ist damit einverstanden, dass INTERPLAN in der Kommunikation mit dem Kunden und dessen verbundenen Unternehmen, Berater*innen, Kunden und Dritten auch elektronische Kommunikationsmittel wie E-Mail und Internet sowie mobile Telekommunikationsmittel nutzt.
13.4 INTERPLAN wird keine Datenlieferungen per E-Mail akzeptieren oder anfordern. Datenlieferungen haben ausschließlich verschlüsselt und/oder über ein gesichertes Datentransferportal zu erfolgen. INTERPLAN kann nicht dafür haftbar gemacht werden, wenn Daten, insbesondere personenbezogene Daten, unaufgefordert per E-Mail geliefert werden.

14. Vertraulichkeit

14.1 Vertrauliche Informationen sind (i) die Existenz und Bestimmungen dieses Vertrags, (ii) unabhängig von ihrer Form alle zwischen den Parteien im Rahmen oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ausgetauschten Informationen, die ausdrücklich schriftlich als „vertraulich“ oder ähnlich gekennzeichnet sind und (iii) alle Geschäftsgeheimnisse i.S.d. des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) sowie (iv) technische oder kaufmännische Informationen jedweder Art bzw. anderweitige Angaben, die als vertraulich bezeichnet oder ihrer Natur nach als vertraulich anzusehen sind.
14.2 Die Parteien werden alle vertraulichen Informationen (i) streng vertraulich behandeln, insbesondere sie sorgfältig schützen und geeignete Maßnahmen gegen Zugriff Unbefugter treffen, (ii) nur denjenigen Mitarbeiter*innen und Berater*innen – ggf. auch von verbundenen Unternehmen – zugänglich machen, die den Zugang zu den vertraulichen Informationen und deren Auswertung benötigen und diese auf die vertrauliche Behandlung der vertraulichen Informationen hinweisen, (iii) in keiner Form ohne schriftliche Einwilligung der anderen Partei Dritten (Dritte im Sinne der Geheimhaltungsvereinbarung sind nicht von den Parteien beauftragte Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer oder sonstige Berufsträger, die gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind) zugänglich machen und (iv) ausschließlich zum vereinbarten Zweck der Durchführung dieses Vertrags verwenden.
14.3 Die Parteien sind nicht zur Geheimhaltung von vertraulichen Informationen verpflichtet, welche (i) bei Offenlegung allgemein bekannt oder zur Veröffentlichung bestimmt sind, (ii) vor Offenlegung durch eine Partei nachweislich bereits im Besitz der anderen Partei waren, (iii) von einer der Parteien selbst entwickelt oder eigenständig erworben wurden, ohne diese Vereinbarung zu verletzen, (iv) durch schriftliche Einwilligung der offenlegenden Partei genehmigt wurden, (v) den Parteien von einem Dritten ohne Geheimhaltungspflicht rechtmäßig zugänglich gemacht wurden, oder (vi) aufgrund eines Gesetzes, börsen- oder wertpapierrechtlichen Vorschriften oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnung oder einer vergleichbaren Anforderung offenzulegen sind. Die Parteien werden die jeweils andere Partei über die Anforderung oder das Verlangen zur Offenlegung unterrichten, sobald dies der jeweiligen Partei bekannt wird und soweit eine solche Mitteilung nicht durch gesetzliche, behördliche, gerichtliche oder vergleichbare Anordnung untersagt ist.
14.4 Die Geheimhaltungspflicht endet frühestens mit Ablauf des fünften Jahres nach Beendigung des Vertrags.
14.5 Dieser Vertrag beschränkt INTERPLAN und deren verbundene Unternehmen, Organe und Mitarbeiter*innen jedoch nicht in der Nutzung der Information, die Personen, die Zugang zu
vertraulichen Informationen haben, im Gedächtnis behalten können und sich in Erfahrung, Fachkenntnissen, Wissen und Fertigkeiten niederschlagen.

15. Haftung von INTERPLAN

15.1 Die Leistungen von INTERPLAN können Managemententscheidungen des Kunden und die Einholung von Leistungen Dritter, insbesondere in den in Ziffer 3.10 aufgeführten Bereichen nicht ersetzen. Der Kunde ist für seine Managemententscheidungen, die Nutzung der Leistungen, den Betrieb und die Verkehrssicherung des Betriebs des Kunden und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen hierbei allein verantwortlich.
15.2 Die gesamte Haftung von INTERPLAN und ihren verbundenen Unternehmen aus oder im Zusammenhang mit den für den Kunden erbrachten Leistungen ist, unabhängig vom Rechtsgrund, bei einfacher Fahrlässigkeit der Höhe nach auf einen Gesamtbetrag von EUR 25.000 (in Worten: fünfundzwanzigtausend Euro) beschränkt. Im Falle grober Fahrlässigkeit erhöht sich die vorgenannte maximale Haftungshöhe auf einen Gesamtbetrag von EUR 50.000 (in Worten: fünfzigtausend Euro).
15.3 In jedem Fall haften INTERPLAN und deren verbundene Unternehmen nur, soweit es sich dabei um die Verletzung einer wesentlichen Pflicht handelt, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des jeweiligen Einzelvertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde vertrauen durfte („Kardinalpflicht“), jedoch stets nur in Höhe des typischen, vorhersehbaren Schadens.
15.4 INTERPLAN und deren verbundene Unternehmen haften ferner nicht, soweit die Haftung auf fehlerhaften oder unvollständigen Daten oder Informationen beruht, die INTERPLAN vom Kunden oder dessen verbundenen Unternehmen oder Erfüllungsgehilfen erhalten hat.
15.5 INTERPLAN haftet ferner nicht für Schäden, die auf Verletzungen der vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten des Kunden zurückzuführen sind.
15.6 Alle Ansprüche unter dieser Ziffer verjähren, soweit gesetzlich zulässig, spätestens innerhalb eines Jahres; hinsichtlich des Beginns der Verjährungsfrist findet § 199 Abs. 1 BGB Anwendung.
15.7 Soweit die Haftung nach dieser Ziffer ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dieser Ausschluss bzw. diese Beschränkung auch für die persönliche Haftung der Mitarbeiter*innen, Erfüllungsgehilfen, Vertreter oder Organe von INTERPLAN und deren verbundenen Unternehmen.
15.8 Die Haftungsbegrenzungen nach den Ziffern 15.3 bis 15.7 gelten nicht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Körper, Leben oder Gesundheit, und die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

16. Höhere Gewalt

16.1 Im Fall von höherer Gewalt ist jegliche Haftung von INTERPLAN ausgeschlossen. Fälle Höherer Gewalt sind Naturkatastrophen, Streichung von Flügen, Schließung von Flughäfen oder anderer Transportwege wegen Schnee/Eis/Unwettern, Terroranschläge, -drohungen oder Reisewarnungen, welche das Veranstaltungsland, die Stadt oder das Stadtgebiet betreffen, in welchem die Veranstaltung abgehalten wird; Streik, Aussperrung, behördliche Anordnungen, Strom- oder andere Netzausfälle sowie nicht ganz unerhebliche technische Störungen und sonstige unvorhersehbare, unabwendbare und schwerwiegenden Ereignisse. INTERPLAN ist in diesem Fall nach eigenem freiem Ermessen berechtigt, die Erbringung der hiervon betroffenen Leistungen ganz oder teilweise auszusetzen, zu verschieben und nach Wegfall des Leistungshindernisses – sofern möglich – zu einem Ersatztermin nachzuholen. INTERPLAN wird den Vertragspartner über das jeweilige Ereignis und die dadurch bedingte Aussetzung oder Verschiebung der Leistung sowie deren Wiedereinsetzung bzw. Nachholung jeweils in Textform (Brief, Fax, E-Mail) benachrichtigen.
16.2 Findet die Veranstaltung aus den vorgenannten Gründen nicht statt, so kann Interplan bis zu 25% der Rechnungssumme als allgemeine Unkosten einbehalten. Ein weitergehender Anspruch von Interplan gegenüber dem Kunden entsteht nur dann, wenn der Kunde besondere, zusätzliche kostenpflichtige Arbeiten in Auftrag gegeben hat.

17. Laufzeit/Kündigung/fortbestehende Verpflichtungen

17.1 Soweit sich nicht aus dem jeweiligen Einzelvertrag etwas anderes ergibt, wird ein auf Dauer angelegter Einzelvertrag generell auf unbestimmte Zeit geschlossen.
17.2 Nach Vertragsschluss kann der Kunde bis 24 Wochen vor Kongress- oder Veranstaltungsbeginn gegen Zahlung einer Stornierungsgebühr von 25% der vertraglich vereinbarten Gesamtsumme den Einzelvertrag kündigen.
17.3 Jede Stornierung und/oder Kündigung hat in Textform zu erfolgen.
17.4 Nach Ablauf dieser Frist sind 100% der vertraglich vereinbarten Gesamtsumme fällig.
17.5 Die Regelungen der Ziffern 17.2 und 17.3 gelten auch für Verträge, die zu einem Zeitpunkt geschlossen werden, der bereits 24 oder weniger Wochen vor Veranstaltungsbeginn liegt.
17.6 Der Einzelvertrag kann ferner von jeder Partei aus wichtigem Grund außerordentlich und fristlos gekündigt werden, wenn Tatsachen eingetreten sind, die es einer Partei unter Berücksichtigung aller Umstände und Abwägungen der legitimen Interessen beider Parteien unzumutbar machen, den Einzelvertrag fortzuführen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor, wenn die andere Partei eine wesentliche Bestimmung des Einzelvertrags nachhaltig in schwerwiegender Weise verletzt und diese Verletzung (sofern heilbar) nicht innerhalb von 90 (neunzig) Tagen nach Erhalt der schriftlichen Aufforderung durch die jeweils andere Partei geheilt wird.
17.7 Die Kündigung oder sonstige Beendigung des Einzelvertrags berührt nicht die vor der Kündigung oder Beendigung entstandene Haftung, Ansprüche oder Verpflichtungen, soweit nicht anderweitig in diesem Vertrag geregelt.
17.8 Kündigt der Vertragspartner den Vertrag, ohne dass INTERPLAN ein diesbezügliches Verschulden trifft oder entfällt die vertragsgegenständliche Veranstaltung, so ist der Vertragspartner weiterhin verpflichtet, INTERPLAN die vereinbarte Vergütung zu zahlen. INTERPLAN wird sich jedoch dasjenige anrechnen lassen, was sie infolge der Kündigung oder des Ausfalls an Aufwendungen erspart oder durch anderweitige Verwendung ihrer Arbeitskraft zum gleichen Termin erwirbt oder zu erwerben böswillig unterlässt.
17.9 Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses ist INTERPLAN zur Erbringung der vertraglichen Leistungen nicht mehr verpflichtet. INTERPLAN kann nach Ablauf von zehn Tagen sämtliche Daten, die der Kunde INTERPLAN übermittelt und/oder bereitgestellt hat, einschließlich in den Postfächern befindlicher E-Mails, löschen. Die rechtzeitige Speicherung und Sicherung der Daten liegt daher in der Verantwortung des Kunden.

18. Sonstige Bestimmungen

18.1 Einzelverträge und die darin vorgesehenen Rechte und Verpflichtungen können von den Parteien nicht abgetreten oder übertragen werden, soweit dies im Einzelvertrag nicht anders geregelt ist. Die Regelung des § 354a HGB bleibt hiervon unberührt.
18.2 Auf der Grundlage dieser AGB abgeschlossene Verträge enthalten sämtliche Abreden und Vereinbarungen zwischen den Parteien hinsichtlich des Gegenstands des Einzelvertrags und ersetzen alle vorherigen Verhandlungen, Abmachungen und Vereinbarungen über den Gegenstand des Einzelvertrags. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.
18.3 Jegliche Änderungen und Ergänzungen – einschließlich dieses Schriftformerfordernisses – bedürfen der Schriftform.
18.4 Sollten diese AGB oder ein zwischen den Parteien geschlossener Vertrag lückenhaft oder in einzelnen Bestimmungen undurchführbar oder unwirksam sein oder werden, bleiben sie bzw. er im Übrigen wirksam.
18.5 An die Stelle der undurchführbaren Bestimmung soll eine durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben.
18.6 Soweit Bestimmungen nicht Vertragsbestandteil geworden, lückenhaft oder unwirksam sind, richtet sich der Inhalt des Vertrags nach den gesetzlichen Vorschriften.
18.7 Für die auf der Grundlage dieser AGB abgeschlossenen Verträge und für aus ihnen folgende Ansprüche, gleich welcher Art, insbesondere im Hinblick auf alle darunter erbrachten Leistungen und sonstigen Leistungen, gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Bestimmungen zum UN-Kaufrecht über den Kauf beweglicher Sachen und unter Ausschluss des deutschen internationalen Privatrechts.
18.8 Für alle Streitigkeiten, die sich aus oder im Zusammenhang mit den Leistungen oder dem Einzelvertrag oder über seine Gültigkeit oder Beendigung ergeben sind die Gerichte am Sitz von INTERPLAN ausschließlich zuständig.

(Stand 11.2020)

Um die Kongressorganisation für beide Seiten zu optimieren, bitten wir Sie folgende Punkte zu beachten:

  1. Allgemeine Informationen

    Erstellte Angebote beinhalten die beschriebenen Leistungen. Es werden keine Optionen auf Angebote gegeben. Zusätzliche Präsenz durch die Platzierung von Werbematerial ist auf Anfrage möglich. Die benötigten Materialien sind vom Sponsor selbst zu stellen. Mit der Rücksendung Ihrer unterzeichneten Bestellung gilt Ihre Zusage als verbindlich und bildet die Vertragsgrundlage. Nach erfolgreicher Buchung über den Webshop erhalten Sie eine rechtlich verbindliche Auftragsbestätigung. Mit diesem Vorgang ist ein gültiger Kaufvertrag entstanden. Sollten Sie darüber hinaus einen zusätzlichen Vertrag benötigen, senden wir Ihnen gerne unseren Vertrag zu. Falls Sie Ihren eigenen Vertragsvorschlag verwenden möchten, fällt für die rechtliche Prüfung dessen sowie für etwaige Vertragsergänzungen und erneute Prüfungs- und Freigabeprozesse eine einmalige Bearbeitungsgebühr von € 150,- zzgl. USt. an.
    Die Interplan AG informiert Sie über alle Details der Abwicklung der gebuchten Leistung und verpflichtet sich zur Umsetzung der beschriebenen Leistungen.
    Die Interplan AG agiert als Veranstalter des Industrieteils und schließt sämtliche Verträge für Ausstellung und Sponsoring in eigenem Namen, jedoch auf Rechnung der INTERPLAN Media & Service GmbH ab.
    Sollte für eine CME-Zertifizierung des Kongresses durch die zuständige Landesärztekammer eine Offenlegung aller gezahlten Ausstellungs- oder Sponsoring-Summen notwendig sein, so behält sich Interplan vor dem Folge zu leisten. Dazu werden lediglich Firmenname und Summe offengelegt. Persönliche Daten werden keinesfalls weitergegeben.

  2. Standplatz- und Symposienvergabe

    Symposien werden in einem virtuellen Meeting am 7.März 2022 per Verlosung vergeben. Standplätze werden am 8. März 2022 im Rahmen des Industriemeetings per Verlosung vergeben. Zunächst werden alle Hauptsponsoren und großen Aussteller mit einer Gesamtbeteiligung von 50.000,- € und mehr platziert. Im Anschluss daran werden alle Aussteller nach Anmeldedatum (first come – first served) und unter Berücksichtigung der lokalen Gegebenheiten platziert. Die Standplatzvergabe ist abhängig von der Standgröße, den örtlichen Gegebenheiten und den von Ihnen angegebenen Informationen. Eine Verbindlichkeit des Standplatzes und der Größe kann daraus nicht abgeleitet werden.Interplan behält sich das Recht vor, Ihre Standfläche geringfügig größer oder kleiner zu gestalten und den Stand nach eigenem Ermessen einzuplanen (s. auch Pkt. 4, AGBs).Nach Fertigstellung der Aufplanung werden Ihnen der Standplan mit einer Ausstellerliste und detaillierten Ausstellerinformationen inkl. Bestellformularen für Standequipment und Strom zugesandt.

  3. Verhaltenskodizes

    Die Veranstalter wünschen sich ein konfliktfreies Werbeumfeld und behalten sich daher vor, Werbemaßnahmen abzusagen.
    Bitte beachten Sie die Verhaltenskodizes für pharmazeutische und medizintechnische Firmen. Ebenso gilt es, die landesrelevanten Regularien über die Bewerbung von Medizinprodukten zu befolgen. Beispielhaft seien hier die Richtlinien der/des FSA/AKG/EFPIA, BVmed/Eucomed, EACCME/CME, Berufsordnungen der Landesärztekammern (national) sowie die national geltenden Gesetze, z.B. HWG und international geltenden Gesetze genannt. Gerne besprechen wir mit Ihnen die Leistungen hinsichtlich der (für Sie relevanten) Kodex- und Compliancerichtlinien.
    Entsprechend der Vorgaben des § 20 Abs. (5) FSA-Kodex Fachkreise / der AKG-Richtlinien werden wir auf Anfrage die Bedingung und den Umfang der Unterstützung durch den Aussteller/Sponsor bei der Ankündigung und Durchführung der Veranstaltung offenlegen.

  4. Nennung in den Kongressmedien

    Alle Aussteller werden im Industrieprogramm sowie in der App und vor Ort aufgeführt. Die Sponsoren ab einer Beteiligung  von 5.000,- € werden zusätzlich auf der Sponsorenliste mit Logo aufgeführt.
    Bitte schicken Sie Ihr Firmenlogo im Illustrationsformat, jpg. (300 dpi) und eps. sowohl in schwarz-weiß als auch in Farbe an f.simon@interplan.de

  5. Bestimmungen

    Eigene Parallelveranstaltungen in unmittelbarer Nähe zum Kongress sind nur mit einer schriftlichen Genehmigung durch die Interplan AG gestattet.
    Die Interplan AG, in Abstimmung mit der Gesellschaft, behält sich bei unangemeldeten Veranstaltungen, die das Kongressprogramm oder zugehörige Veranstaltungen gefährden, einen Ausschluss des verantwortlichen Unternehmens vom gesamten Kongress vor.

Sponsoren dürfen sehr gern auf ihre Teilnahme an der Veranstaltung wie folgt hinweisen: Aussteller/Sponsor auf dem 74. Kongress der Deutschen Gesellschaft für Urologie e. V. vom 21. – 24. September 2022 in Hamburg. Anzeigen erhalten Sie auf Anfrage bei Tanja Langmesser (t.langmesser@interplan.de) oder hier zum Download (Passwort DGU2022). Die alleinige Nutzung des DGU-Logos ist nicht gestattet.

Jede Firma, die ein Symposium gebucht hat, soll sicherstellen, dass ihre Referenten und Moderatoren ausschließlich an ihrem Symposium beteiligt / involviert sind und nicht bei weiteren Firmensymposien auftreten. Bitte lassen Sie sich diese Vorgabe von Ihren Referenten/ Vorsitzenden bestätigen. Ausnahme von dieser Regelung gibt es nur aus schwerwiegenden Gründen und bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung der DGU!
Bei den Symposien kann es bei urologischen Schwerpunktthemen zu Überschneidungen kommen. 

Hinweis:

Alle verwendeten Bilder dienen der Veranschaulichung des Angebotes und sind Musterabbildungen: Das Ergebnis kann in Farbe und Form abweichen. Wir danken unseren Partnern, wie dem CCH, der Stadt Hamburg, Ströer, WallDecaux, dem Flughafen Hamburg, Lüco, Spectramed und unseren Fotografen für die Bereitstellung der Bilder.

General Terms and Conditions of INTERPLAN Congress, Meeting & Event Management AG

 

1.       Scope

1.1 These general terms and conditions (hereinafter referred to as “GTC”) of INTERPLAN Congress, Meeting & Event Management AG (hereinafter referred to as “INTERPLAN”) apply to all services (hereinafter referred to as “services”) provided by INTERPLAN and its affiliated companies to companies in the sense of § 14 BGB (German Civil Code), a legal entity under German public law or a special fund under German public law (hereinafter referred to as “customer”) in the field of planning, organisation and realisation of congresses and events (hereinafter referred to as “event”) in Germany and abroad as well as for all services of other providers (hereinafter referred to as “services of other providers”) which are available from INTERPLAN and as such become part of the respective contract between INTERPLAN and the

1.2 General terms and conditions of the customer deviating from these GTC are only valid if they have been confirmed in writing by INTERPLAN. Any other general terms and conditions of the customer will not be accepted and the inclusion of such terms and conditions is hereby objected

1.3 Deviations from or additions to these GTC must be made in writing. Verbal collateral agreements at the time of conclusion of the contract are only legally binding if they have been confirmed in writing by INTERPLAN. This also applies to changes of the contract after conclusion of the contract.

1.4 Order documents, such as service descriptions, service specifications, orders and/or supplementary terms and conditions may contain specific data of business transactions that apply to certain types of services. In the event of a conflict between these GTC and such an order document, the latter shall take precedence over these GTC for the specific business

2.       Contract conclusion

2.1 A contract (hereinafter referred to as “individual contract”) is concluded upon countersignature of a customer order by INTERPLAN or upon acceptance by the customer (hereinafter jointly referred to as “parties”) of an offer submitted by

2.2 With receipt by INTERPLAN of a signed registration form provided by INTERPLAN, in particular for an exhibition space or a presentation service, the customer makes INTERPLAN a binding contract offer. INTERPLAN may accept this offer to conclude a contract within a period of two weeks by issuing a written order confirmation to the customer.

2.3 Offers made by INTERPLAN are subject to change and non-binding, unless expressly agreed otherwise in writing, and remain valid for a period of two weeks from the date of issue. However, INTERPLAN reserves the right to revoke or amend offers at any time until acceptance by the customer.

2.4 Price and performance specifications as well as other declarations or assurances are only binding for INTERPLAN if they have been submitted or confirmed by INTERPLAN in text

2.5 Modifications or amendments of an offer or these GTC by the customer will be considered as a new offer of the customer.

3.       Services of INTERPLAN

  • In case of doubt, the scope of the agreed services shall be determined by the individual contract on which the provision of services is
  • The services included in the registration forms are in general The inclusion of additional services, e.g. the additional placement of advertising material, is possible within the context of additional agreements, but must be coordinated with INTERPLAN in advance and approved by INTERPLAN.
  • The provided services are – unless expressly agreed otherwise between the parties – to be considered as services; a specific success in the provision of such services is not owed. In particular, INTERPLAN does not guarantee the number of visitors, participation of all announced speakers or program content, nor does it guarantee
  • Unless otherwise stated in the respective offer, the responsibility for the project and its success remains with the customer. Irrespective of this, INTERPLAN is responsible for the provision of the services in accordance with the contract.
  • The services do not include the provision of hardware or Any provision of hardware or software within the context of the services is exclusively subject to the terms of a separate hardware provision or software license agreement.
  • INTERPLAN’s service hours are Monday to Thursday (except on public holidays at INTERPLAN’s registered office) from 8:00 to 18:00, on Fridays until 15:00.
  • If and insofar as the customer does not specify any requirements for the provision of services (e.g. with regard to concept, design and/or technology) INTERPLAN is free to decide how to perform the
  • If, during or after the provision of services, the customer requests changes beyond the services agreed upon in the individual contract, the customer shall bear the additional
  • If the execution of the order is delayed for reasons for which the customer is responsible INTERPLAN may demand an appropriate increase of the remuneration.
  • The provision of services by INTERPLAN does not include legal advice by INTERPLAN, nor does INTERPLAN undertake any examination of the legal validity and correctness of the services, in particular with regard to competition, trademark and copyright Furthermore, INTERPLAN does not provide services in tax, investment, financing, insolvency, IT, auditing and accounting matters.
  • INTERPLAN is entitled to provide the services itself respectively through its own employees or through third parties, especially affiliated companies of
  • INTERPLAN may offer services of other providers (hereinafter referred to as “INTERPLAN Business Partners”) or an INTERPLAN service may provide access to services of other providers, the use of which may require the customer to accept the displayed terms and conditions of such providers. By linking to or using the services of other providers the customer agrees to the terms and conditions of those providers. INTERPLAN is not a party to these third party agreements and is not responsible for the services provided by other
  • INTERPLAN business partners which use or make available services are independent from INTERPLAN and solely decide on their prices and conditions. INTERPLAN is not responsible for their actions, omissions, statements or

4.       Allocation of exhibition space and presentation opportunities

  • The location of the allocated exhibition space is indicated in the floor In general, booth areas will be allocated in the order in which registrations are received, taking into account on-site conditions. Placement requests will be met as far as possible. The allocation of booths will be confirmed in writing.
  • In the process of continuing planning, unforeseeable reasons may result in minor deviations of up to 10% in the allocation of space affecting the location or size of the individual In this case the customer cannot make any claims against INTERPLAN.
  • The allocation of presentation services is generally based on the principle “first come – first served”. No options for specific services can be provided.

5.       Renting of booths

  • If the individual contract includes the rental of booths, the following applies: In general, only the bare area is The rental price does not include any structures, connections and/or equipment. The maximum booth height stated in the customer information may not be exceeded. Neighbouring booths may not be obstructed in their own advertising by the use of constructions and banners. The rear walls of booths must always be kept clean and free of obstacles from the floor to the top edge.
  • The details regarding booth construction, booth design and/or additional regulations are laid down in the congress specific General Exhibitor Information and/or in the Exhibitor Handbook and are binding for the

6.       Implementation of additional events accompanying the congress

  • When arranging and conducting additional events accompanying the congress, the contents and the competitive situation of parallel events will be taken into account as far as There will be no right to a specific time slot or space or a corresponding location of the exhibition booth.
  • INTERPLAN will ensure that all information on the additional events accompanying the congress is published in the printed congress materials and on the Internet. The customer therefore undertakes to send the title and program of the additional events accompanying the congress to INTERPLAN on time and on the agreed Late submissions may result in the information not being published or being incomplete.
  • For the additional events accompanying the congress, the rooms which are also integrated into the regular congress schedule are Already existing technology and equipment are available to the customer. The customer is not entitled to any modifications if he wishes to make changes.
  • In particular, such requests can only be fulfilled if they can be carried out within the time Any additional costs incurred as a result shall be borne by the customer.
  • In general, the customer himself is responsible for the possible certification of the additional events accompanying the congress and the issue of the certificates on

7.       Organisation of online events

  • INTERPLAN also provides its services in the field of planning, organisation and implementation of online events and so-called virtual congresses as well as so-called hybrid events (combination of offline and online events) (hereinafter jointly referred to as “online events”).
  • For online events INTERPLAN offers the services according to clauses 3 to 6 – as far as applicable – in particular any exhibition space and presentation possibilities and the possibility to rent (virtual) booths in the context of the online event, for example on a website or in a virtual 3D
  • All provisions of these GTCs also apply – as far as applicable – to the services of INTERPLAN in the context of online events.
  • In the context of online events the customer is in particular obliged to check his data and information for viruses or other harmful components before transmission, to observe all legal requirements, in particular the relevant data protection regulations, and to clarify any technical requirements on the customer’s side with INTERPLAN prior to the

8.       Obligations of the customer

  • Each of the parties shall appoint a contact person for the duration of the implementation of a contract/project. The measures required on both sides in accordance with the contractual regulations for the implementation of an order are agreed between these contact persons. The respective contact persons are to be named to the other party in text form within a period of 10 days after conclusion of the contract.
  • In order to provide services within the agreed schedule and budget, INTERPLAN depends on the cooperative collaboration of the This includes in particular that the client provides all relevant information and necessary personnel in a timely manner and informs INTERPLAN in good time about all matters and concerns the client has with regard to the services.
  • The cooperation obligations also include – to the degree and to the extent that this is necessary and/or agreed upon for the productive performance of INTERPLAN with regard to the respective individual contract – in particular the provision and setup of any necessary system accesses, network connections, roles and authorizations, access to premises, resources, application software, infrastructure, tools, data, hardware as well as their administration, the release of costs or cost estimates, concepts, drafts and, if applicable, acceptance of (partial) services. The responsibility for the working materials, information, data and/or preliminary work provided by the customer is solely with the customer. Timely submission in the requested form is a basic requirement for the success of the
  • The customer is responsible for ensuring that any content provided by him or by third parties commissioned by him or through him is correct, legally admissible, suitable for the purpose of the contract and free of any rights of third parties conflicting with the contractually intended use by INTERPLAN.
  • If personalised access data has been made available to the customer in connection with the service to be provided, its disclosure, even within the customer’s organisation, is The customer will inform INTERPLAN immediately if changes and/or risks arise with regard to access data provided by INTERPLAN, in particular if the customer’s authorised employees leave the customer’s company.
  • Image and sound recordings or transmissions of the customer or third parties require the consent of INTERPLAN as well as the persons The use of megaphones, loudspeakers or other means of sound reproduction is prohibited. In any case it is to be avoided that the course of the event is disturbed.
  • Registration and payment of fees with GEMA is the responsibility of the

9.       Property rights/legal requirements

  • The customer is fully responsible for compliance with the official and/or statutory obligations incumbent upon him, in particular fire, radiation protection and accident prevention regulations as well as data protection regulations. The customer guarantees to pass on all relevant specifications and regulations to all parties involved, g. agencies, stand constructors, etc. and is responsible for compliance by third parties. In particular the internal regulations in the exhibition building are binding for all exhibitors and their suppliers.
  • In particular, the customer is obliged to observe all specifications with regard to occupational health and safety and accident prevention and product safety and to show only faultlessly secured machines, apparatus and other operating equipment that comply with the respectively applicable occupational health and safety and accident prevention and product safety regulations. The customer shall be liable for any personal injury or damage to property caused by machines, apparatus, equipment and work in the customer’s area of
  • The customer’s data, in particular data and/or contents provided by the customer to INTERPLAN (hereinafter referred to as “customer data”) may be protected by data protection law or by copyright or other protective rights. The customer grants INTERPLAN the right to process and use customer data for the purpose of providing services and as contractually agreed, in particular to copy and make publicly accessible.
  • The customer guarantees to INTERPLAN that he is entitled to the granting of rights according to clause 9.3 and that no rights of third parties (e.g. due to contractual relationships with third parties, due to unclear rights of use or data protection regulations) conflict with this and furthermore that no legal provisions are violated by the contractual processing and use of the customer
  • The customer shall indemnify INTERPLAN on first demand against any claims by third parties that they may assert against INTERPLAN or an affiliated company of INTERPLAN due to the customer’s failure to comply with official and/or legal requirements and/or violations of rights committed by the customer and/or due to the customer’s violation of the obligations under this clause 9. This release is valid including any reasonable legal prosecution and/or legal defence
  • INTERPLAN is entitled to have photographs, drawings as well as photo and video recordings of the congress event made and to use them for advertising or press publications without the customer being able to raise objections or claims for

10.    Performance/delivery periods and dates

  • If no time frame is contractually agreed for the respective concrete service, service/delivery periods and dates for the services to be provided shall be agreed by the parties in text
  • Performance/delivery periods and dates are only binding if they have been confirmed by INTERPLAN in text
  • Compliance with performance/delivery periods and/or dates is subject to the order being completely clarified, all approvals being granted and payments, securities and other obligations to cooperate (e.g. procurement or provision of documents, provision of information etc.) to be provided by the customer. ) have been received or provided by INTERPLAN in due time. Deadlines will be extended appropriately if the above conditions are not all fulfilled in time.
  • Delays due to reasons beyond INTERPLAN’s control (e.g. force majeure, fault of third parties or occurrence of other unforeseeable events beyond INTERPLAN’s control) will extend the deadlines appropriately.
  • Should INTERPLAN be in default of performance, the customer is only entitled to exercise his statutory rights after having granted a reasonable grace

11.    Remuneration and terms of payment

  • For the services according to the individual contract INTERPLAN will receive the remuneration described in the registration forms and other documents of INTERPLAN plus the statutory VAT – if applicable according to the VAT regulations of the country of the
  • After conclusion of the individual contract, according to clause 2, INTERPLAN will send a proper invoice for the total amount for the booked services to the customer.
  • Invoice amounts are due upon receipt of the invoice and payment of the total invoice amount must be made within 14 days without discount to an account specified by Bank charges for money transfers from abroad and any exchange rate differences are to be borne by the customer.
  • Full payment of the invoice amount is a prerequisite and condition for INTERPLAN’s obligation to fulfil the contract and for any participation in the congress or event.
  • All additionally ordered services will be invoiced Irrespective of this, the customer may be charged a pro rata flat rate for waste disposal in accordance with the respective exhibitor information.
  • Costs that may be incurred for the production of advertising material and brochures, travel expenses for speakers, presentation material, are not included in the prices specified in the individual contract and must be borne by the customer.
  • The information requested with the registration forms regarding invoicing as well as data relevant to the contract and implementation must be correctly transmitted to INTERPLAN by the customer. If additional administrative work is incurred due to missing and/or incorrect data, the customer shall reimburse such additional work, at least in the amount of a flat-rate processing fee of € 00.
  • If the customer acts contrary to the contract, in particular by not paying a due invoice amount, INTERPLAN is entitled to withdraw from the contract in accordance with the statutory provisions, provided that the customer has been granted a reasonable period of time for payment beforehand or such a period of time is dispensable according to the statutory
  • Prepaid services must be used within the agreed period. INTERPLAN does not grant any credit notes or refunds for prepaid one-time fees or other fees already due or
  • The customer shall only be entitled to offset or exercise a right of retention in the case of counterclaims that have been legally established or are undisputed or

12.    Right to refuse performance/default

  • If the customer is in default with his payment obligation INTERPLAN is entitled to exercise a right to refuse performance with regard to the contractually agreed services if the customer has not paid the outstanding debt despite setting a deadline and giving appropriate
  • During the assertion of the right to refuse performance, the customer is obliged to continue to pay any use-independent
  • If the customer suspends payments, is over-indebted or if an application is made for the opening of composition or insolvency proceedings or if the customer is in default with the payment of due bills of exchange or cheques, INTERPLAN’s total claim will become due The same applies in case of any other significant deterioration of the customer’s economic situation. In addition, INTERPLAN is entitled in such cases to demand sufficient securities or to withdraw from the contract.

13.    Data protection

  • The parties undertake to observe all relevant legal provisions in their cooperation and in particular to conclude all contracts required by data protection law.
  • Insofar as the data to be processed by INTERPLAN for the customer are personal data, this is deemed to be commissioned data processing in which the customer is controller in the sense of 4 No. 7 GDPR and INTERPLAN is processor in the sense of Art. 4 No. 8 GDPR.
  • The customer agrees that INTERPLAN may also use electronic means of communication such as e-mail and the Internet as well as mobile telecommunications to communicate with the customer and its affiliated companies, consultants, customers and third
  • INTERPLAN will not accept or request data delivery by email. Data deliveries must be encrypted and/or via a secure data transfer INTERPLAN cannot be held liable if data, in particular personal data, is delivered by e-mail without being requested.

14.    Confidentiality

  • Confidential information means (i) the existence and provisions of this Agreement, (ii) irrespective of its form, all information exchanged between the parties under or in connection with this Agreement which is expressly designated in writing as “confidential” or similar and (iii) all trade secrets within the meaning of the German Act on the Protection of Trade Secrets (GeschGehG) as well as (iv) technical or commercial information of any kind or other information which is designated as confidential or is by its nature to be considered
  • The parties shall (i) treat all confidential information as strictly confidential, in particular they shall carefully protect it and take appropriate measures against access by unauthorised persons, (ii) only provide confidential information to those employees and consultants – also from affiliated companies, if applicable – who need access to the confidential information and the evaluation thereof and to advise them of the confidential treatment of the confidential information, (iii) not to make the confidential information available in any form to third parties (third parties within the meaning of the confidentiality agreement are not lawyers or auditors commissioned by the parties or other professionals who are legally bound to secrecy) without the written consent of the other party and (iv) to use the confidential information exclusively for the agreed purpose of implementing this
  • The parties are not obliged to maintain secrecy of confidential information which (i) is generally known or intended for publication at the time of disclosure, (ii) was demonstrably already in the possession of the other party prior to disclosure by one party, (iii) was developed or independently acquired by one of the parties without breaching this Agreement, (iv) have been approved by written consent of the disclosing party, (v) have been lawfully disclosed to the parties by a third party without a confidentiality obligation, or

(vi) are required to be disclosed by law, stock exchange or securities legislation or by an official or court order or similar requirement. The parties shall notify the other party of the requirement or request for disclosure as soon as the respective party becomes aware of it and to the extent that such notification is not prohibited by law, governmental, judicial or similar order.

  • The obligation to maintain secrecy shall end at the earliest at the end of the fifth year after termination of the contract.
  • However, this contract does not restrict INTERPLAN and its affiliated companies, organs and employees in the use of the information that persons who have access to confidential information can retain in their memory and which is reflected in experience, expertise, knowledge and

15.    Liability of INTERPLAN

  • INTERPLAN’s services cannot replace management decisions of the client and the obtaining of services from third parties, especially in the areas listed in section 3.10. The customer is solely responsible for his management decisions, the use of the services, the operation and safety of the customer’s business and the compliance with legal
  • The total liability of INTERPLAN and its affiliated companies arising from or in connection with the services provided to the customer, irrespective of the legal grounds, is limited to a total amount of EUR 25,000 (in words: twenty-five thousand Euros) in case of simple In case of gross negligence, the aforementioned maximum liability amount shall be increased to a total amount of EUR 50,000 (in words: fifty thousand euros).
  • In any case, INTERPLAN and its affiliated companies are only liable to the extent that it is a violation of an essential obligation, the fulfilment of which makes the proper execution of the respective individual contract possible in the first place and on the observance of which the customer could rely (“cardinal obligation”), but always only to the amount of the typical, foreseeable
  • Furthermore, INTERPLAN and its affiliated companies are not liable if the liability is based on incorrect or incomplete data or information received by INTERPLAN from the customer or its affiliated companies or vicarious
  • Furthermore, INTERPLAN is not liable for damages resulting from violations of the customer’s contractual and/or legal
  • All claims under this clause shall become statute-barred within one year at the latest, insofar as this is legally permissible; with regard to the commencement of the period of limitation,
  • 199 (1) BGB (German Civil Code) shall apply.
  • As far as liability is excluded or limited according to this clause, this exclusion or limitation also applies to the personal liability of employees, vicarious agents, representatives or organs of INTERPLAN and its affiliated
  • The limitations of liability according to clauses 15.3 to 15.7 shall not apply in the case of intent, gross negligence or injury to body, life or health, and liability under the Product Liability Act shall remain unaffected.

16.    Force majeure

  • In case of force majeure any liability of INTERPLAN is excluded. Cases of force majeure are natural disasters, cancellation of flights, closure of airports or other transport routes due to snow/ice/storms, terrorist attacks, threats or travel warnings concerning the country, town or city in which the event is held; strikes, lock-outs, official orders, power failures or other network failures as well as significant technical disruptions and other unforeseeable, unavoidable and serious events. In such a case INTERPLAN is entitled at its own discretion to suspend or postpone the provision of the services affected by this, either in whole or in part, and if possible to make up for this at a replacement date after the obstacle to performance has ceased to exist. INTERPLAN will notify the contractual partner in writing (letter, fax, e-mail) about the respective event and the resulting suspension or postponement of the services as well as their reinstatement or catch-up.
  • If the event does not take place for the aforementioned reasons, INTERPLAN may retain up to 25% of the invoice amount as general Any further claims by INTERPLAN against the customer shall only arise if the customer has ordered special, additional work that is subject to a charge.

17.    Term/termination/continuing obligations

  • Unless otherwise stated in the respective individual contract, an individual contract is generally concluded for an indefinite period of time.
  • After conclusion of the contract, the customer may terminate the individual contract up to 24 weeks before the start of the congress or event by paying a cancellation fee of 25% of the contractually agreed total
  • Any cancellation and/or termination must be made in text
  • After expiry of this period, 100% of the contractually agreed total amount is
  • The provisions of clauses 2 and 17.3 shall also apply to contracts concluded at a time that is 24 or less weeks before the start of the event.
  • Furthermore, the individual contract may be terminated by either party for good cause on an extraordinary basis and without notice if facts have occurred which, taking into account all circumstances and weighing up the legitimate interests of both parties, make it unreasonable for a party to continue the individual contract. Good cause shall be deemed to exist in particular if the other party persistently and seriously violates a material provision of the individual contract and this violation (if curable) is not remedied within 90 (ninety) days after receipt of the written request by the other
  • The termination or other ending of the individual contract shall not affect any liability, claims or obligations arising prior to the termination or ending, unless otherwise provided in this
  • If the contractual partner terminates the contract without INTERPLAN being at fault in this respect, or if the event subject to the contract is cancelled, the contractual partner is still obliged to pay INTERPLAN the agreed remuneration. INTERPLAN will, however, offset any expenses saved as a result of the termination or cancellation of the event, or which INTERPLAN acquires or maliciously fails to acquire by using its manpower for other purposes on the same
  • After termination of the contractual relationship INTERPLAN is no longer obliged to provide the contractual services. After ten days INTERPLAN may delete all data that the customer has transmitted and/or provided to INTERPLAN, including e-mails in the The customer is therefore responsible for the timely storage and backup of the data.

18.    Other provisions

  • Individual Agreements and the rights and obligations set forth therein may not be assigned or transferred by the parties, unless otherwise stipulated in the respective Agreement. The provision of 354a of the German Commercial Code remains unaffected.
  • Contracts concluded on the basis of these GTC contain all agreements and stipulations between the Parties regarding the subject matter of the individual contract and replace all previous negotiations, arrangements and agreements regarding the subject matter of the individual Oral side agreements do not exist.
  • Any amendments and supplements – including this requirement of the written form – must be made in writing.
  • If these GTC or a contract concluded between the parties should be or become incomplete or if individual provisions are or become impracticable or ineffective, they or he shall otherwise remain
  • The impracticable provision shall be replaced by a practicable provision whose effects come as close as possible to the economic objective which the parties to the contract have pursued with the impracticable
  • Insofar as provisions have not become part of the contract, are incomplete or ineffective, the content of the contract shall be governed by the statutory provisions.
  • Contracts concluded on the basis of these GTC and any claims arising from them, irrespective of their nature, in particular with regard to all services and other performances rendered under them, shall be governed exclusively by the law of the Federal Republic of Germany, excluding the provisions of the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods and excluding German international private
  • For all disputes arising out of or in connection with the services or the individual contract or about its validity or termination the courts at INTERPLAN’s place of business have exclusive

(status 11.2020)

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